Sådan behandler First. personoplysninger

Hele vores forretningsgrundlag handler om tillid. Når du udleverer personoplysninger til os, er det vores ansvar at beskytte dem. Vi har systemer, processer og kontroller, som sikrer, at vi overholder persondataforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven, og at dine oplysninger bliver behandlet og opbevaret på en måde, der respekterer din ret til privatliv.

DEN DATAANSVARLIGE

First Marine A/S
CVR: 2896 7098
Nytorv 3
1450 København K
first@first.dk
Tlf.nr.: 7070 2470

er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Den dataansvarlige betegnes herefter som ”First.”, ”vi”, ”vores” eller ”os”.

Databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du f.eks. har spørgsmål til denne privatlivspolitik, til behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik og den gældende persondatalovgivning. Databeskyttelsesrådgiverens kontaktoplysninger finder du nedenfor:

Advokat Jeanne Persson

E-mail: jep@first.dk
Tlf.nr.: +45 70 70 24 70

Hvilke oplysninger indsamler vi?
Vi indsamler alene personoplysninger, der er nødvendige for os, og vi behandler altid dine personoplysninger i overensstemmelse med persondatalovgivningen.
Vi indsamler alene de personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde vores behandlingsformål. Hos First. behandler vi dine almindelige personoplysninger, dine fortrolige oplysninger (fx CPR-nummer) samt særlige kategorier af personoplysninger (fx helbredsoplysninger).
Mere specifikt behandler First. følgende typer af dine personoplysninger

• Kontakt- og identifikationsoplysninger
• Personnummer (CPR)
• Police- og indtegningsoplysninger
• Skadeoplysninger
• Betalingsoplysninger
• Helbredsoplysninger
• Oplysninger om strafbare forhold
• Efterforskningsundersøgelser
• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

Hvem behandler vi oplysninger om
Vi registrerer kun oplysninger om personer, hvis det er nødvendigt. I forbindelse med behandling af din forsikring eller skade kan det være nødvendigt at indsamle oplysninger om følgende personer:

• Forsikringstagere & forsikrede
• Begunstigede
• Pårørende
• Skadelidte
• Modparter
• Værger
• Panthavere
• Rådgivere (bankrådgivere/advokater/revisorer)
• Behandlere (læger, psykologer, fysioterapeuter mv)

Hvor og hvordan indsamler vi oplysningerne
Vi indsamler oplysninger både hos dig og fra tredjeparter som eksempelvis dit tidligere forsikringsselskab, din læge og First.’s samarbejdspartnere.

Vi indsamler oplysninger om dig f.eks. via cookies, telefonisk kontakt eller gennem chat eller e-mailkorrespondance med dig. Vi får også oplysninger, hvis du benytter sociale medier som Facebook, hvor du følger os, skriver kommentarer eller på anden måde kommunikerer med os. Deltager du i undersøgelser, eller svarer du på spørgeskemaer, indsamler vi også oplysninger om dine svar.

Hvis du indsender en skadesanmeldelse eller anmoder om dækning, indsamler vi oplysninger om dig gennem din anmeldelse.

Vi indsamler også oplysninger hos offentlige og private registre som CPR-registret, fagforeninger, Motorregistret, BBR, kreditoplysningsbureauer og telefonbogsoplysninger.

Formål med behandling af dine oplysninger
Vi bruger dine oplysninger til at behandle dine forsikringer og skader, give dig rådgivning og til at holde dig orienteret om de produkter vi og vores samarbejdspartnere tilbyder inden for forsikring. Vi bruger også oplysningerne til at behandle klager og retssager samt til at lave undersøgelser og analyser, så vi hele tiden kan forbedre vores rådgivning, service og tekniske løsninger.

De oplysninger vi henter fra offentlige og private registre, bruger vi til at opdatere adresseoplysninger, sikre, at du er berettiget til rabat via medlemskab, indsamle oplysninger om din ejendom eller dit køretøj og til at kontrollere, at du ikke er registreret i et kreditoplysningsbureau.

Behandling af dine almindelige personoplysninger
Retsgrundlaget for vores behandling af dine almindelige personoplysninger (fx dine kontakt- og identifikationsoplysninger) ved i forbindelse med skadesanmeldelser, levering af vores rådgivning, behandling af retssager og de behandlinger, som knytter sig til den direkte administration af din forsikring, sker med henblik på opfyldelse af vores kontraktlige forpligtelser og for at opfylde vilkårene i den indgåede police mellem dig og First., jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Når vi anvender dine personoplysninger til at lave undersøgelser og analyser med henblik på forbedring af vores rådgivning, sker dette med udgangspunkt i vores legitime interesse i at kunne tilbyde dig den bedst mulige service og rådgivning, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

First. er underlagt en række love og regler i forbindelse med driften af vores virksomhed, herunder forskellige indberetnings- eller opbevaringsforpligtelser såsom bogføringsloven. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger i denne forbindelse er First.’s opfyldelse af vores juridiske forpligtelser, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

- Vores hjemmeside og cookies
Når du logger ind på vores selvbetjening, ”Mit First.”, kan vi selvfølgelig identificere dig, men oplysningerne om din brug af hjemmesiden vil blive behandlet fortroligt på samme måde som alle andre kundeoplysninger.

Når du bruger vores hjemmeside, benytter vi cookies til at gemme oplysninger om din brug af siderne. Disse oplysninger bruger vi både til at gøre det nemmere for dig at anvende vores hjemmeside og for at kunne forbedre siden.

Vi vil indhente dit samtykke (jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) til vores behandling af dine personoplysninger via vores cookies.
Læs mere om Cookies

Optagelse af telefonsamtaler
Når du ringer til os, kan din samtale blive optaget. Vi bruger optagelserne, når vi uddanner vores medarbejdere til hele tiden at forbedre vores kundeservice, forsikringer og pensionsordninger og til at dokumentere, hvad vi har aftalt med dig. En begrænset kreds af

vores medarbejdere har adgang til optagelserne.

Vores behandling sker i dette tilfælde på baggrund af dit samtykke, jf. henholdsvis persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og 9, stk. 2, litra a.
Hvis du foretager en anmeldelse via telefonen, vil retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger i forbindelse hermed være det samme som nævnt ovenfor.

Behandling af særlige kategorier af personoplysninger
- Helbredsoplysninger
For at kunne tilbyde dig visse af vores forsikringer og for at behandle dine skadesanmeldelser, kan det være nødvendigt for os at behandle dine helbredsoplysninger. Behandlingen af disse oplysninger sker enten på baggrund af dit samtykke, jf. persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, og artikel 6, stk. 1, litra a, eller for at fastslå, forsvare eller gøre et krav gældende, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f.

Hvor det er nødvendigt for os at indhente oplysningerne direkte fra din læge, indhenter vi dit samtykke, før vi iværksætter denne behandling og foretager denne indsamling. Hvis vi modtager dit samtykke, behandles oplysningerne på baggrund af persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a.

- Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
Vi samarbejder med visse fagforeninger om at tilbyde forsikringer til deres medlemmer. Såfremt du er medlem af en pågældende fagforening, og du som en del af dit medlemskab opretter en forsikring hos First., vil vi behandle oplysninger om dit medlemskab.

Vi vil i disse tilfælde indhente dit samtykke til indsamling og behandling af oplysninger om dit medlemskab af en bestemt fagforening. Vores behandling vil derfor ske på baggrund af persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a.

Behandling af oplysninger om strafbare forhold
Ved behandlingen af dine skadesanmeldelser kan vi blive gjort bekendt med eller opmærksomme på eventuelle strafbare forhold i forbindelse med forsikringshændelsen eller anmeldelsen. Vi behandler disse oplysninger, idet det er nødvendigt for, at vi kan vurdere og behandle din skadesanmeldelse hos os. Retsgrundlaget for vores behandling er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. led, da vi har en berettiget interesse i at kunne behandle disse oplysninger.

Behandling af personoplysninger om andre end den forsikrede
Hvis vi i forbindelse med behandlingen af din skadesanmeldelse eller en forsikringssag skal behandle oplysninger om pårørende, andre skadelidte, modparter, panthavere, rådgivere eller behandlere, sker denne behandling for at forfølge vores legitime interesse i at behandle sagen på et fuldt oplyst grundlag og for at sikre, at der sker korrekt udbetaling af forsikringssummen.

Vores grundlag for behandlingen af personoplysninger om disse kategorier af registrerede er persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis vi kommer i besiddelse af personoplysninger om en registreret, og det viser sig, at oplysningerne ikke er relevante for behandlingen af sagen, sletter vi vedkommendes personoplysninger straks. Er der tale om fortrolige oplysninger eller særlige kategorier af personoplysninger, herunder oplysninger om helbred eller oplysninger om strafbare forhold om andre end forsikrede, vil retsgrundlaget for vores behandling være henholdsvis persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. led.

Kategorier af modtagere
Som finansiel virksomhed er vi underlagt en skærpet tavshedspligt i lov om finansiel virksomhed. Vi behandler derfor dine oplysninger fortroligt og vi videregiver kun dine oplysninger til andre, hvis både First. og modtageren har en berettiget interesse efter lovgivningen i videregivelsen af oplysningerne.
First. kan videregive dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Personer relateret til en forsikring eller pension, fx forsikringstagere, pårørende, skadelidte, begunstigede og modparter
• Andre forsikringsselskaber
• Panthavere
• Offentlige myndigheder (politiet, SKAT, kommuner mfl.)
• Reparatører, fx håndværkere
• Advokater
• Banker
• Læger og andre behandlere
• Underagenter

Hvor lang tid gemmer vi dine oplysninger?
First. har pligt til at slette personoplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål i opbevaringen eller behandlingen, fx når vi ikke kan blive mødt med et krav eller ikke længere har en lovmæssig pligt til at opbevare oplysningerne.

First.’s sletteregler tager udgangspunkt i forældelseslovens absolutte forældelsesregler og i bogføringslovens opbevaringskrav.
First.’s almindelige sletteregler er som følger:

Optagede telefonsamtaler

Hvis vi optager din samtale med vores kundeservice eller en medarbejder hos First., sletter vi optagelserne efter 6 måneder.

Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke til behandlingen.

En tilbagekaldelse af dit samtykke berører dog ikke lovligheden af den behandling, som har fundet sted inden tilbagekaldelsen.

Hvis du tilbagekalder dit samtykke, vil vi som udgangspunkt ophøre med den behandling, som er baseret på dit samtykke, medmindre vi ifølge lovgivningen fortsat er forpligtet til at opbevare dine personoplysninger.

Datasikkerhed
Din sikkerhed betyder alt for os. Derfor har vi truffet både tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at passe på de oplysninger, vi modtager. Det betyder, at vi blandt andet har:

• Arbejdsbetinget adgang til alle lokationer
• Kryptering af datatransmission og lagring
• Virusscannere på servere
• Back up og genetablering på alle servere
• IT-systemer med adgangsstyring baseret på bruger id og personligt password, der skal være minimum 8 tegn og indeholde tal, stor- og små bogstaver. Herudover anvendes tofaktor-godkendelse.
• Kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser og andre mobile enheder.
• Procedurer og politikker for behandling og kommunikation af persondata
• Uddannelse i behandling og håndtering af personoplysninger for alle medarbejdere

Sikker e-mail
Stort set alle e-mails til og fra First. er krypteret med TLS. Vi krypterer for at kunne sende og modtage e-mails, der indeholder blandt andet følsomme personoplysninger og CPR-numre. Hvis du ønsker at sende krypterede og signerede e-mails til First., kan du sende dine e-mails til e-mailadressen sikkermail@First.dk. Du skal dog først hente et certifikat på denne web-adresse: https://service.nemid.nu/dk-da/support/soeg_certifikat/.
Læs mere om sikker mail her

Behandling hos databehandlere
First. kan vælge at benytte databehandlere, herunder udbydere af software, hosting, sikkerhed og opbevaring. Dine personoplysninger kan derfor blive overladt til databehandlere.

Alle databehandlere er underlagt en skriftlig instruks og kontrol, som skal sikre, at dine personoplysninger kun bliver brugt til de specifikke formål, som oplysningerne er indsamlet til.

Vi har kontrakter med alle databehandlere, og vi udøver kontrol med, at de efterlever vores instrukser til sikker behandling. Som del af instruksen stiller vi krav om, at disse databehandlere behandler dine oplysninger fortroligt og træffer passende tekniske- og organisatoriske foranstaltninger mod at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen.

Dine rettigheder
Hvor GDPR-regler gælder, kan du til enhver tid gøre dine rettigheder gældende - dog med visse lovbestemte undtagelser.

• Du har ret til indsigt i de oplysninger vi behandler om dig.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine oplysninger, herunder ift. automatiserede individuelle afgørelser.
• Du kan også kræve, at vi korrigerer eller sletter oplysningerne. Vi sletter dog kun dine oplysninger, hvis du ikke længere er kunde hos os, og først når der ikke længere kan rettes krav mod os som følge af tidligere skader og forsikringer.
• Du kan anmode om, at vores behandling af dine personoplysninger begrænses, hvis betingelserne for dette er opfyldt.
• Du har ret til at få udleveret dine data, som du har givet til os, i et maskinlæsbart format og til at få transmitteret dine data til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
• Har du afgivet samtykke, kan du altid kontakte os for at høre om omfanget, og du kan også til enhver tid tilbagekalde et afgivet samtykke.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at høre om eller gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver

Jeanne Persson
First. A/S
Nytorv 3
1450 København K
E-mail: jep@first.dk
Tlf.nr.: +45 30307047

Du har også mulighed for at kontakte First. på first@first.dk eller tlf: 7070 2470.

Mulighed for at klage

Hvis du er utilfreds med First.’s behandling af dine oplysninger, kan du klage til
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33193200
dt@datatilsynet.dk

Kontakt First.
First Marine A/S, Nytorv 3, 1450 København K.
Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger eller ønsker du at udnytte en af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os på www.First.dk, eller ringe på 70 70 24 70.

Du kan også skrive til vores databeskyttelsesrådgiver på email: jon.lauritzen@dlapiper.com

Ændringer
First. forbeholder sig retten til at ændre i denne persondatapolitik, såfremt der sker ændringer i måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger.

Du kan finde den til enhver tid gældende politik på vores hjemmeside.
Hvis vi foretager væsentlige ændringer i vores privatlivspolitik, vil vi så vidt muligt orientere dig ved særskilt meddelelse, f.eks. via e-mail.